Véhicules lourds

Demande d'adhésion

Pour participer au Programme d'entretien préventif, le propriétaire de véhicules doit présenter par écrit une demande d'adhésion à la Société. Pour ce faire, il se procurera la trousse d'information et les formulaires auprès du Service du contrôle routier de sa région. Consultez les frais exigés pour l'analyse du dossier.

Un propriétaire doit présenter une seule demande pour l'ensemble de ses opérations et pour tous les véhicules admissibles au Programme et immatriculés à son nom. La demande doit être transmise au Service du contrôle routier de la région où est situé le siège social de l'entreprise. Une telle demande peut être présentée à tout moment à condition que le propriétaire de véhicules possède et applique effectivement un programme d'entretien préventif conforme aux exigences du Programme.

Cela signifie que :

• le propriétaire de véhicules applique son programme d'entretien préventif à tous ses véhicules visés par la vérification mécanique obligatoire et ce, dans tous ses établissements;
• le propriétaire de véhicules doit, avant de présenter sa demande, prendre connaissance du Programme, apporter à son programme d'entretien préventif les ajustements nécessaires pour satisfaire aux exigences et mettre en application ces ajustements;
• le propriétaire de véhicules doit finalement avoir commencé l'application de son programme pour que sa demande soit acceptée par la Société.

Le contenu de la demande d'adhésion
En présentant une demande d'adhésion, le propriétaire de véhicules s'engage formellement à respecter toutes les exigences du Programme si sa demande est acceptée. S'il confie l'entretien préventif de ses véhicules à un sous-traitant, il s'engage également à informer son sous-traitant des exigences du Programme. Évidemment, le sous-traitant doit respecter toutes les exigences, incluant l'utilisation de mécaniciens qualifiés.

Le formulaire permet aussi d'identifier les lieux où se fera l'entretien préventif des véhicules, de même que les mécaniciens qualifiés qui y seront affectés et ce, que l'entretien préventif soit effectué par le propriétaire de véhicules ou un sous-traitant.

La demande d'adhésion doit finalement contenir une description détaillée du programme d'entretien préventif du propriétaire de véhicules de même que la liste de tous les véhicules admissibles dont il est propriétaire ainsi que leur poids nominal brut du véhicule (PNBV) s'il s'agit de véhicule d'urgence.

Les documents à joindre
La demande d'adhésion doit être accompagnée des documents suivants :

• une résolution ou une procuration qui autorise le représentant du demandeur à signer les documents au nom du propriétaire de véhicules;
• un document précisant les fréquences auxquelles les entretiens sont effectués, selon le type de véhicule. Ce document n'est pas nécessaire si les fréquences sont précisées sur les fiches d'entretien;
• un exemplaire des fiches d'entretien utilisées pour tous les types de véhicules visés par son programme. Il est à noter que toutes les composantes vérifiées lors d'un entretien préventif doivent paraître sur la fiche d'entretien;
• un exemplaire de la fiche de mesure des freins (selon le type de véhicule);
• une copie de l'attestation de réussite de l'examen de chaque mécanicien affecté à l'entretien préventif des véhicules lourds ou les documents attestant de la qualification d'un mécanicien affecté à l'entretien préventif des véhicules légers;
• un chèque à l'ordre de la Société de l'assurance automobile du Québec pour couvrir les frais d'analyse. Même en cas de refus ces frais ne sont pas remboursables, à moins qu'il s'agisse d'une demande d'une entreprise qui n'est pas admissible au Programme.

Le demandeur pourra aussi fournir tout document pouvant permettre à la Société d'apprécier son programme d'entretien préventif.

L'entreprise intéressée à faire une demande d'adhésion pourra obtenir de l'aide dans la préparation de sa demande auprès du Service du contrôle routier de sa région.

L'évaluation de la demande
La demande d'adhésion doit être complète et contenir tous les renseignements requis pour que la Société en fasse l'évaluation.

La Société évalue alors la demande et vérifie sa conformité avec les exigences du Programme. Cette évaluation a pour but de vérifier si le programme d'entretien préventif proposé par le propriétaire de véhicules répond à toutes les exigences du Programme.

La Société pourra demander de l'information supplémentaire ou des éclaircissements lorsque les renseignements fournis ne seront pas suffisants pour lui permettre de juger de la qualité du programme du demandeur. Elle devra également fournir tous les renseignements utiles pour aider le demandeur à effectuer les ajustements nécessaires à son programme pour être reconnu.

La visite en entreprise
Pour les demandes jugées conformes, une visite en entreprise sera effectuée par la Société ou son représentant pour s'assurer de l'application effective du programme d'entretien préventif et constater les résultats de l'application de ce programme sur l'état des véhicules du demandeur. Cette visite permettra en particulier de vérifier :

• l'état mécanique du parc de véhicules, à partir d'un échantillon que la Société détermine;
• l'application de la ronde de sécurité;
• la tenue des dossiers d'entretien et la concordance de l'état du véhicule avec son dossier.

Ainsi, le représentant de la Société communiquera à l'avance avec le demandeur pour planifier la visite et identifier les véhicules qu'il désire vérifier. Le demandeur est tenu de mettre ces véhicules à la disposition de la Société et de fournir un lieu adéquat pour leur inspection.

La Société pourra refuser une demande si elle constate un niveau de défectuosités qui démontre que le programme d'entretien préventif du demandeur ne permet pas d'assurer un bon état mécanique des véhicules, même si toutes les autres exigences du programme sont respectées.

La décision de la Société
Lorsque tous les critères sont respectés, la Société accepte la demande en transmettant au demandeur une lettre officielle d'attestation. Le demandeur sera dès lors considéré comme participant au Programme, à compter de la date effective indiquée sur la lettre d'attestation. Cette date est établie de façon à permettre au demandeur de concrétiser l'adhésion au Programme. Le nouveau participant trouvera, joints à la lettre d'attestation, le Guide du participant au Programme d'entretien préventif, qui précise les formalités administratives rattachées au Programme, ainsi que le Guide de vérification mécanique (document PDF), qui décrit les normes mécaniques à respecter.

Une fois délivrée par la Société, l'attestation reste en vigueur à moins que le participant ne se retire volontairement du Programme ou que la Société ne révoque l'attestation.

Par ailleurs, la Société peut rejeter une demande si le programme proposé par le demandeur ne répond pas aux exigences du Programme ou si elle constate que la condition mécanique des véhicules du demandeur révèle un mauvais entretien. Dans ce cas, le demandeur est informé de la décision de la Société et des raisons qui la motivent. Le demandeur devra alors prendre les mesures appropriées et corriger les lacunes constatées s'il désire présenter une nouvelle demande d'adhésion.

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