Véhicules lourds

Tenue des dossiers d'entretien

Pour chaque véhicule soumis au Programme d'entretien préventif, les renseignements et documents suivants doivent être conservés :

• le numéro d'identification du véhicule et de la plaque d'immatriculation, la marque, l'année, le nom du propriétaire et, le cas échéant, le nom du locateur à long terme;
• la planification des entretiens préventifs selon le critère de rappel utilisé et le contenu de chaque entretien;
• le suivi des entretiens préventifs déjà effectués sur le véhicule;
• la fiche d'entretien de chaque entretien préventif effectué sur le véhicule, remplie par le mécanicien. Chaque fiche doit contenir les renseignements suivants :
  • l'identification du véhicule,
  • le nombre de kilomètres indiqué au totalisateur,
  • la date à laquelle l'entretien préventif a été effectué,
  • la liste des composantes du véhicule devant faire l'objet de l'entretien (la liste de ces composantes est fournie à la fin du sommaire du PEP),
  • la description du travail effectué et la mention des réparations à effectuer, le cas échéant,
  • le nom et la signature du mécanicien qui a effectué l'entretien préventif;
• le registre des mesures de freins si requis selon le type de véhicules (plaquettes et sabots de freins);
• les preuves des réparations effectuées à la suite des entretiens préventifs (bons de réparation, factures, etc.);
• les avis de remisage, s'il y a lieu.

Les informations et documents relatifs à l'entretien préventif doivent être conservés pour les deux dernières années d'utilisation du véhicule. En outre, le propriétaire doit conserver ces documents au moins six mois après avoir fait cession d'un véhicule. Ces documents peuvent être conservés à l'endroit choisi par le propriétaire du véhicule, mais devront être accessibles sur demande à des fins de vérification par un représentant de la Société.

Un support informatique peut être utilisé par le propriétaire de véhicules ou son sous-traitant en autant que toutes les informations citées plus haut puissent être produites en tout temps. Par contre, en ce qui concerne les fiches d'entretien, ces dernières devront obligatoirement porter la signature électronique du mécanicien pour pouvoir être conservées strictement sur support informatique. Aux fins de ce programme, la signature électronique est le numéro d'identification personnelle du mécanicien, accompagné d'un code d'accès qui ne peut être utilisé que par ce mécanicien.

Par conséquent, si le mécanicien n'a pas de numéro d'identification personnelle, ni de code d'accès au système d'entretien préventif du participant au Programme, les fiches d'entretien dûment signées par le mécanicien devront être conservées sur support papier.

Les exigences relatives aux sous-traitants
Le propriétaire peut, s'il le désire, faire effectuer l'entretien préventif de ses véhicules par un sous-traitant. Le propriétaire demeure toutefois entièrement responsable de son programme d'entretien préventif. Il incombe donc à ce dernier de s'assurer que le sous-traitant respecte les exigences du Programme en regard notamment des fréquences d'entretien, des composantes du véhicule, de la qualification des mécaniciens affectés à l'entretien préventif et de la tenue de dossiers.

Les dossiers exigés par le Programme peuvent être conservés soit chez le sous-traitant, soit chez le propriétaire de véhicules mais, quel que soit l'endroit choisi, le propriétaire de véhicules devra être en mesure de présenter, sur demande, les dossiers d'entretien préventif concernant ses véhicules, ainsi que les preuves de qualification des mécaniciens employés par le sous-traitant.

Les exigences relatives aux véhicules immatriculés hors Québec et à l'entretien préventif hors Québec
Des aménagements sont prévus afin de permettre aux entreprises québécoises qui possèdent des véhicules immatriculés à l'extérieur du Québec d'inclure ces derniers à leur programme d'entretien préventif.

Par ailleurs, les véhicules des entreprises attestées PEP doivent subir leur entretien préventif dans l'une ou l'autre des 3 provinces reconnues dans le cadre du PEP

La Nouvelle-Écosse et l'Ontario possèdent un encadrement et des exigences permettant d'accepter sans autres formalités les mécaniciens travaillant dans cette province. Au Nouveau-Brunswick, les mécaniciens possédant une carte de compagnon en véhicules lourds routiers (Truck and Transport Journeyman's) peuvent faire l'entretien de véhicules dans le cadre du PEP. Une copie des cartes de compétence des mécaniciens pourrait être demandée lors de l'adhésion au PEP et, par la suite, le transporteur devra fournir ces documents sur demande lors d'un éventuel contrôle de la qualité.

Quant aux autres provinces, aucune équivalence à l'examen sur l'entretien préventif n'existe pour l'instant.

Le propriétaire de véhicules peut confier ses entretiens préventifs à plus d'un sous-traitant. Les mêmes conditions s'appliquent pour tous les sous-traitants.

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